Gestion des contacts techniques et administratifs

Sur l'espace client o2switch, il y a une gestion des contacts techniques et des contacts administratifs.

Ce mode de gestion a été mis en place pour les agences web, ou les webmasters, lorsqu'ils ont besoins de pouvoir commander et gérer des prestations pour leurs clients.

Par exemple, cela permet à un webmaster de commander une prestation d'hébergement au nom de son client. Le client final sera le propriétaire de la prestation commandée et le webmaster aura de son côté une visibilité ainsi qu'un droit d'accès sur la prestation commandée.

Un autre cas d'usage est lorsqu'un client à déjà une prestation d'hébergement commandée chez o2switch et qu'il souhaite donner un droit d'accès / visibilité à un autre client o2switch (le webmaster).

En résumé :

• contact technique un client tiers (le webmaster) à une visibilité sur une prestation qui ne lui appartient pas directement (celui du client final)
• contact administratif un client tiers (le webmaster) peut commander une prestation au nom d'une autre personne (le client final)

Lorsqu'une personne (généralement un webmaster ou une agence web) est défini en tant que contact technique sur une prestation o2switch (appartenant donc à un autre client), cela lui permet :

• d'avoir une visibilité sur la prestation concernée, dans la partie Gestion des contacts de son espace client.
• il peut par exemple renouveler la prestation, depuis son espace client, à la place du propriétaire.
• il reçoit une copie des emails envoyés concernant cette prestation. Par exemple, une copie du mail Bienvenue chez O2switch qui contient les codes d'accès à l'hébergement lors de l'ouverture du compte. Ou encore une copie des emails des alertes d'expirations.
• il est autorisé à contacter le support o2switch concernant cette prestation là. Le support o2switch lui répondra comme s'il s'agissait du propriétaire de la prestation. Il peut par exemple demander à changer les codes d'accès pour un hébergement cPanel.

Le système de contact technique établi donc un lien entre un client A (le webmaster) et une prestation (un domaine, un hébergement) appartenant à un client B (le client final, le propriétaire).

Lorsqu'un client, généralement un webmaster ou une agence web est définie en tant que contact administratif sur une autre fiche client o2switch, cela lui permet de :

• commander une nouvelle prestation, au nom de cette autre personne (le propriétaire final),
• le webmaster sera automatiquement placé en tant que contact technique des prestations commandées de la sorte car il est à l'origine de la commande

Le système de contact administratif établi donc un client entre une fiche client A (le webmaster) et une fiche client B (le client final, le propriétaire).

Le système de contact technique et administratif est indépendant du système de facturation.

Une règle simple à retenir est que la facture sera toujours émise au nom de la personne qui est à l'origine du paiement. Donc au nom de la fiche client qui est connecté et qui réalise le paiement.

La seule exception à cette règle concerne les liens de renouvellement rapide. Ce sont les liens qui sont envoyés dans les emails d'alertes d'expirations et qui permettent de renouveler rapidement une prestation d'hébergement, sans se connecter.

Lorsqu'un paiement est effectué à partir d'un lien de renouvellement rapide, la facture est toujours émise avec les coordonnées de la personne propriétaire du compte d'hébergement.

Voici quelques exemples de bien illustrer ce principe.

Cas n°1 : Vous êtes le webmaster, vous êtes connecté sur votre fiche client. Vous allez dans votre espace client dans la partie Gestion des contacts pour renouveler une prestation pour laquelle vous êtes définie en tant que contact technique. Vous n'êtes donc pas le propriétaire de cette prestation mais vous avez un droit d'accès dessus. La facture sera émise à votre nom (le webmaster) car vous avez payé en étant connecté depuis votre espace client.

Cas n°2 : Vous êtes le client final, le propriétaire d'une prestation. Vous êtes connecté à votre espace client et vous renouveler l'une de vos prestations visibles dans la partie Gérer mes services. Vous avez défini un contact technique pour cette prestation, un webmaster est lié à cette prestation également. La facture sera émise à votre nom (le propriétaire) car vous êtes connecté sur votre espace client et vous êtes à l'origine du paiement.

Cas n°3 : Vous êtes le webmaster, vous vous connectez sur la fiche client du propriétaire de l'hébergement car vous avez ces codes d'accès. Vous payez la prestation en étant connecté depuis ce compte là (celui du propriétaire). La facture sera émise avec les coordonnées de la personne propriétaire de l'hébergement car le paiement a été lancé depuis son compte client.

Normalement ce cas n°3 ne devrait pas arriver. Le webmaster n'est pas censé se connecter sur l'espace client du propriétaire de l'hébergement, le système de contact vise justement à éviter ce genre de choses.

Cas n°4 : Vous êtes le webmaster, vous renouvelez une prestation sans être connecté à votre espace client, en utilisant un lien de renouvellement rapide communiqué par email. La facture sera émise avec les coordonnées du propriétaire de la prestation.

Normalement ce cas n°4 ne devrait pas se produire car nous n'envoyons pas de lien de renouvellement rapides aux contacts techniques. Seuls les clients propriétaires des prestations ont ce lien de renouvellement rapide.

Depuis l'espace client o2switch, il est possible de passer une commande au nom d'une autre personne. Cela a été mis en place dans le but d'aider les webmasters. Le cas d'usage le plus fréquent est un webmaster qui commande une prestation pour son client. En effet, cela permet au webmaster de :

• commander une prestation pour lequel son client sera défini en tant que propriétaire
• le webmaster sera automatiquement placé en tant que contact technique sur la prestation concernée. Donc il recevra une copie des emails envoyés par o2switch concernant cette prestation et sera en mesure de contacter le support o2switch à la place du client final
• le client final étant le propriétaire de la prestation, il a les pleins droits dessus. Plus tard, il est par exemple possible de rompre le lien avec le contact technique et le client peut devenir totalement indépendant

Pour commander une prestation au nom d'une autre personne, dans le processus de commande il faut cliquer sur le Mode avancé 1 pour dérouler les options de commandes.

Attention, il faut au préalable activer le Mode Avancé depuis l'onglet Gestion des contacts sur votre espace client.

Dans ce mode avancé, vous pouvez :

• Choisir de ne pas utiliser le système de contact. C'est le choix par défaut, dans ce cas, ce que vous commandez vous appartiendra.
• Choisir de créer un nouveau contact 2. Dans ce cas, vous pouvez commander au nom d'une autre personne et vous serez amené à renseigner les coordonnées complètes de la personne qui sera propriétaire de la prestation concernée.
• Utiliser un contact existant. C'est exactement la même chose que précédemment, sauf que cela permet de réutiliser un contact précédemment créés

Ensuite sur la page récapitulative avant le paiement, il est possible de vérifier que la commande a bien été passée correctement :

• Le propriétaire de la prestation est bien indiquée 1
• La facture est émise au nom de la personne qui est à l'origine du paiement (le webmaster dans cet exemple) 2

Lorsque la commande sera terminée, le webmaster (le contact technique) à l'origine de la commande verra cette prestation dans la partie des Contact technique de son espace client. Il recevra également une copie par email des codes d'accès à l'hébergement et recevra aussi les copies des emails d'alertes d'expirations.

Un compte client o2switch sera ouvert au nom du client final également et un email lui sera envoyé l'informant de cela.