Contact administratif
Sur l'espace client o2switch, il y a une gestion des contacts techniques et des contacts administratifs.
Ce mode de gestion a été mis en place pour les agences web, ou les webmasters, lorsqu'ils ont besoins de pouvoir commander et gérer des prestations pour leurs clients.
Lorsqu'un client, généralement un webmaster ou une agence web est définie en tant que contact administratif sur un autre compte client o2switch, cela lui permet de :
- commander une nouvelle prestation, au nom de cette autre personne (qui sera le propriétaire final),
- le webmaster sera automatiquement placé en tant que contact technique des prestations commandées de la sorte car il est à l'origine de la commande
Le système de contact administratif établi donc un client entre une fiche client A (le webmaster) et une fiche client B (le client final, le propriétaire).
Cela autorise le client A (webmaster) à commander des prestations qui appartiendront au client B (client client final). Le client A sera automatiquement placé en tant que contact technique des prestations commandées de la sorte.
Impact sur la facturation
Le système de contact technique et administratif est indépendant du système de facturation.
Une règle simple à retenir est que la facture sera toujours émise au nom de la personne qui est à l'origine du paiement. Donc au nom de la fiche client qui est connecté et qui réalise le paiement.
La seule exception à cette règle concerne les liens de renouvellement rapide. Ce sont les liens qui sont envoyés dans les emails d'alertes d'expirations et qui permettent de renouveler rapidement une prestation d'hébergement, sans se connecter.
Lorsqu'un paiement est effectué à partir d'un lien de renouvellement rapide, la facture est toujours émise avec les coordonnées de la personne propriétaire du compte d'hébergement.
Voici quelques exemples de bien illustrer ce principe.
Cas n°1 : Vous êtes le webmaster, vous êtes connecté sur votre fiche client. Vous allez dans votre espace client
dans la partie Gestion des contacts pour renouveler une prestation pour laquelle vous êtes définie en tant que
contact technique. Vous n'êtes donc pas le propriétaire de cette prestation mais vous avez un droit d'accès dessus.
La facture sera émise à votre nom (le webmaster) car vous avez payé en étant connecté depuis votre espace
client.
Cas n°2 : Vous êtes le client final, le propriétaire d'une prestation. Vous êtes connecté à votre espace client et
vous renouveler l'une de vos prestations visibles dans la partie Gérer mes services. Vous avez défini un contact
technique pour cette prestation, un webmaster est lié à cette prestation également. La facture sera émise à votre
nom (le propriétaire) car vous êtes connecté sur votre espace client et vous êtes à l'origine du paiement.
Cas n°3 : Vous êtes le webmaster, vous vous connectez sur la fiche client du propriétaire de l'hébergement car vous avez ces codes d'accès. Vous payez la prestation en étant connecté depuis ce compte là (celui du propriétaire). La facture sera émise avec les coordonnées de la personne propriétaire de l'hébergement car le paiement a été lancé depuis son compte client.
Normalement ce cas n°3 ne devrait pas arriver. Le webmaster n'est pas censé se connecter sur l'espace client du propriétaire de l'hébergement, le système de contact vise justement à éviter ce genre de choses.
Cas n°4 : Vous êtes le webmaster, vous renouvelez une prestation sans être connecté à votre espace client, en utilisant un lien de renouvellement rapide communiqué par email. La facture sera émise avec les coordonnées du propriétaire de la prestation.
Normalement ce cas n°4 ne devrait pas se produire car nous n'envoyons pas de lien de renouvellement rapides aux contacts techniques. Seuls les clients propriétaires des prestations ont ce lien de renouvellement rapide.
Comment créer une relation de contact administratif ?
Pour créer un lien de contact administratif entre deux fiches clients, il y a deux solutions :
- depuis votre espace client, vous pouvez créer un nouveau contact, c'est-à-dire une nouvelle fiche client o2switch. Vous serez automatiquement placé en tant que contact administratif de cette fiche client car vous l'avez créé.
- vous pouvez demander à être le contact administratif d'un compte client existane, que vous n'avez pas créé
Créer un nouveau contact
Vous pouvez créer un nouveau contact en naviguant dans Gestion des contacts 1
puis dans l'onglet Créer un contact 2 .
Le formulaire pour créer un nouveau contact s'affichera 3.
En validant le formulaire, cela va :
- créer une nouvelle fiche client o2switch
- vous serez défini en tant que contact administratif de cette nouvelle fiche client créée
Cela vous permettra de commander des offres au nom de cette fiche client.
Demander à être le contact administratif d'un compte existant
Vous pouvez demander à être le contact administration d'un compte client existant.
Pour cela, il faut naviguer dans Gestion des contacts puis dans l'onglet Demande de contact.
Dans le formulaire pour être le contact administratif d'un client, il faut renseigner :
- l'adresse email de l'autre fiche client
- le code client de l'autre compte client (cela peut être retrouvé dans la partie
Informations personnelles)
Lorsque la demande de contact administratif est lancé, l'autre client doit valider cela depuis son espace client en
naviguant dans Gestion des contacts puis Contact administratifs.
La demande de contact administratif s'affichera, en cliquant sur le bouton ..., il sera possible d'accepter ou de
refuser la demande.
Comment commander au nom d'une autre personne ?
Lorsque la relation de contact administratif est bien validée, il est possible de commander au nom d'un des contacts gérés.
Pour cela, il faut activer le mode de commande avancé, en naviguant dans Gestion des contacts puis en cliquant sur
le bouton Activer le mode avancé.
Lorsque le mode de commande avancé est activé, cela ajoute une étape supplémentaire dans le processus de commande, la sélection du propriétaire pour l'offre commandée.
La dernière étape du panier de commande mets en évidence à qui appartiendra la prestation commandée et avec quelle coordonnées sera émise la facture.
Une relation de contact technique est automatiquement créée et validée sur les prestations qui ont été commandés avec le mode avancé.
Cela signifie que le contact administratif à une visibilité sur les comptes commandés ainsi depuis son espace client,
dans la rubrique Gestion des contacts puis Contact Technique.
